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Netzwerk für die Absprache von Ehrenamtlichen

Staatsanzeiger: Ausgabe 34/2016
Von: Glas, Mariella 

Projekt 18: Tiefenbronn Kategorie 2

Die Flüchtlinge erhalten bei ihrer Ankunft eine Begrüßungstasche. Es fehlen noch zehn Jahreskalender. Hat vielleicht noch jemand der Ehrenamtlichen welche zu Hause? Früher hätte man eine Mail an alle Helfer versendet und viele Nachrichten, welche sich doppeln, zurückerhalten. Heute hat die Gemeinde Tiefenbronn eine bessere Alternative gefunden. Tiefenbronn. Im Sommer 2015 erfuhr die Gemeinde Tiefenbronn (Enzkreis), dass in den folgenden Monaten weitere Flüchtlinge kommen würden. Folglich lag es auf der Hand, dass weitere ehrenamtliche Helfer gebraucht werden. Die Gemeinde und der Arbeitskreis Asyl starteten daraufhin einen Helferaufruf. Insgesamt 80 Ehrenamtliche wurden gewonnen. Nun standen die Verantwortlichen vor der Herausforderung, die vielen Freiwilligen gut und gleichzeitig zu informieren. Es war klar, dass sich das per Telefon oder E-Mail eher schwierig gestalten würde. Zwölf Flüchtlingsfamilien sollen von den Helfern gleichzeitig informiert und betreut werden. Der Arbeitskreis Asyl setzte sich zusammen, um Abstimmung und Kommunikation zu optimieren und ein neues Konzept zu entwickeln.
Informationen über Verordnungen und Gesetze
Als Sofortmaßnahme wurde eine Website mit vielen Informationen erstellt. Dieses Nachschlagewerk ist auch heute noch das Grundgerüst der Plattform. Dort finden die Ehrenamtlichen alle Informationen über Verordnungen und Gesetze, aktuelle Formulare sowie ein Suche-Biete-Angebot. Zusätzlich sollte die Kommunikation über eine Art soziale Plattform möglich sein. Herkömmliche Angebote wie Facebook fielen sofort raus, da bei der Arbeit auch sensible Daten eine Rolle spielen. Aus diesem Grund entwickelte der Arbeitskreis Asyl eine eigene Plattform, durch die eine Community entstand, in der jeder Helfer posten und antworten kann. Nach der Fertigstellung des Netzwerks im Herbst 2015 stellte sich die Frage: Werden die Helfer das Tool auch annehmen? Frank Schöllkopf, IT-Verantwortlicher des Arbeitskreises Asyl, erzählt: „Am Anfang gab es Widerstände gegen das Tool. Es kamen Vorschläge wie beispielsweise in einem Gemeinschaftsraum ein Buch mit Notizen auszulegen. Wir haben die Freiwilligen im Umgang mit dem Tool geschult, und inzwischen wird es von allen angenommen.“
Der Arbeitskreis Asyl hat bereits Pläne für den weiteren Ausbau
Der Arbeitskreis Asyl der Gemeinde Tiefenbronn hat damit ein Kommunikationstool entwickelt, das die Absprache und Arbeit der Ehrenamtlichen mit den Flüchtlingen erleichtert. Das Tool soll die zwischenmenschliche Kommunikation nicht ersetzen, sondern unterstützen. Es finden weiterhin regelmäßige Team- und Teamleiterbesprechungen statt. Auch der Bürgermeister der Gemeinde Tiefenbronn, Frank Spottek (parteilos), wirkt regelmäßig bei den Treffen des Arbeitskreises Asyl mit: „Am Anfang waren es nur einzelne Ideen, die wir in meinem Büro gesammelt haben. Jetzt, nach einem Dreivierteljahr, haben wir einen tollen Prozess hinter uns. Wir haben ein einzigartiges Kommunikationsinstrument entwickelt. Dank diesem kann niemand vergessen werden.“ Das neue Tool war erst der Anfang. Der Arbeitskreis Asyl möchte das Netzwerk noch weiter ausbauen. Auf der Website soll eine Seite mit Jobangeboten für Flüchtlinge eingerichtet werden, auf die auch Externe Zugriff haben. Außerdem sollen alle 32 Vereine der Gemeinde verlinkt werden. Künftig soll das Netzwerk für die Helfer nicht nur über die Internetpräsenz erreichbar sein, sondern auch über eine speziell eingerichtete Ehrenamts-App. Rita Gerhäusser, Leiterin des Bereichs Organisation beim Arbeitskreis Asyl, erzählt: „Das Netzwerk in der jetzigen Aufmachung ist bisher einzigartig in Deutschland. Es gibt zwar verschiedene kleine Tools, die Teilbereiche abdecken, aber keine Plattform auf der alle Bereiche zusammengefügt sind.“ Ziel des Netzwerks ist es, eine zeitoptimierte Kommunikation und Abstimmung der ehrenamtlichen Helfer sicherzustellen.

Übersicht der Leuchttürme der Bürgerbeteiligung

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