Eine App für alle Lebenslagen der Verwaltung

Projekt 11: Rottenburg am Neckar

Informationen aus einer Hand, die leicht zugänglich sind und die Kommunikation innerhalb des Amts, aber auch mit anderen Ämtern erleichtert. Das alles soll eine App für Beschäftigte der Stadtverwaltung von Rottenburg am Neckar leisten, die derzeit von einer vierköpfigen Arbeitsgruppe entwickelt wird. Die Stirn glüht, der Hals schmerzt, die Nase läuft. Angelika Thomma ist krank. Die Verwaltungsangestellte, die beim Kulturamt der Stadt Rottenburg arbeitet, blättert hustend in ihrem Adressbuch. Aber so oft sie auch schaut, auf keiner Seite steht die Nummer des Sekretariats. Thomma greift zum Hörer und ruft die Zentrale an. Während das Telefon klingelt, kommt die Kulturamtsmitarbeiterin ins Grübeln: „Welche Termine stehen im Kalender? Wer schickt den Vereinen jetzt die Einladung fürs nächste Treffen?“

Sich mit Kollegen abstimmen ist leichter, Zugriff überall möglich

Solche und ähnliche Situationen kennen die Projektmitglieder bei der Stadt Rottenburg zur Genüge. Über eine Mitarbeiter-App, mit der Angelika Thomma Zugriff auf ihre Mails, den Kalender und das städtische Telefonbuch am Arbeitsplatz hat, wäre sie in früheren Krankheitsfällen froh gewesen. „Das hätte die Abstimmung mit den Kollegen deutlich erleichtert“, ist Thomma überzeugt. Und die App kann noch mehr. Sie bietet Informationen aus einer Hand, die leicht zugänglich sind und die Kommunikation innerhalb des Amts, aber auch zwischen den Ämtern verbessert. „Und das von jedem beliebigen Standort aus, denn fast jeder hat ein Smartphone“, führt Alina Pecik an, die ebenfalls beim Kulturamt beschäftigt ist. Mitarbeitermagazin, Amtsblatt, Schwarzes Brett, Pressemitteilungen, Homepage: Wer von den 520 Verwaltungsmitarbeitern auf dem Laufenden bleiben will, muss sich bisher über viele Kanäle informieren. „Das ist aufwendig, zeit- und kostenintensiv“, so Pecik. „Und längst nicht jeder in der Belegschaft arbeitet am Schreibtisch und mit einem PC.“ Für diese ist es schwieriger, an Veranstaltungstermine, Fortbildungsangebote, neueste Merkblätter, Dienstreiseanträge und Ähnliches heranzukommen. „Bestes Beispiel dafür sind unsere Erzieher oder Hausmeister, die nicht direkt ans Rathaus angeschlossen sind“, so die Kulturamtsvertreterin. „Oft ist es aber auch schwierig, während der Elternzeit Kontakt zu halten und Kollegen über die neuesten Entwicklungen zu informieren.“ Die freiwillige Anmeldung in der App hilft dabei. Alina Pecik macht es vor und öffnet auf ihrem Smartphone eine Testversion. „Mails, Kalender, Termine, Chat“, ist am oberen Rand des Displays zu lesen. Pecik streicht übers Display, blitzschnell öffnet sich das Chat-Fenster, in dem sie mit den Kollegen ihres Amtes beispielsweise Informationen über Krankmeldungen, Meetings und Projekte austauscht und so gleichzeitig Termine koordiniert.

Auch beim Anwerben neuer junger Mitarbeiter hilft die App

Ein „Social Intranet“ steigert Produktivität, Effizienz und ist datenschutzkonform, versichert Angelika Thomma. Zudem will die Stadtverwaltung für die Fachkräfte von Morgen attraktiv sein. Dazu gehört laut Pecik eine digitale Infrastruktur, die ein moderner Arbeitgeber mitbringen müsse, um bei den Generationen Y und Z zu punkten. Das fange schon bei der Ansprache an. Ob ehemalige Beschäftigte, Praktikanten, Bachelor- oder Masterstudenten, die für ihre Abschlussarbeit im Rathaus recherchieren – alle können mithilfe einer App-Gruppe von Ausbildungsplätzen und offenen Stellen erfahren. „So bleiben wir mit potenziellen Mitarbeitern in Kontakt“, betont Angelika Thomma: „Gleichzeitig stärkt die digitale Vernetzung mit niederschwelliger Kommunikation die Verbundenheit mit dem Arbeitsplatz.“ Die Motivation steigt, sich mit Ideen einzubringen oder an Lösungen mitzuarbeiten. Für die beiden Verwaltungsbeschäftigten steht fest: Die App wird im Rathaus der Neckarstadt viel bewegen.