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Andreas Haug will seine Kollegen im Rathaus und die Menschen in der Stadt vom Papier entwöhnen

Staatsanzeiger: Ausgabe 47/2018
Von: Rochlitz, Sabine 

Der Leiter der Abteilung Information und Kommunikation in Göppingen hat sich ein ehrgeiziges Ziel gesetzt

Bis zu 300 000 Sendungen verschickt die Stadt Göppingen im Jahr. Die meisten davon stammen aus der Bußgeldstelle, der Kunsthalle, der Kämmerei und der Volkshochschule. Durch die Digitalisierung des Postausgangs spart die Verwaltung Kosten. Vorteil für den Bürger: Er erhält schneller Antworten. Von Sabine Rochlitz
„Was ist technisch machbar?“ sei die falsche Frage, so Andreas Haug
Er verstehe sich „als Antreiber innerhalb der Verwaltung“, wenn es darum geht, eine neue Kommunikationskultur zu gestalten. „Was ist technisch machbar?“ sei in diesem Zusammenhang die falsche Frage, so Haug. Vielmehr sehe er es als seine Aufgabe an, das Nötige möglich zu machen. Günstig sei, dass er zugleich die Poststelle führe. Zunächst gelte es erst einmal, „die Menschen vom Papier zu entwöhnen“, wie Haug schmunzelnd sagt. Und damit meint der Wirtschaftsinformatiker, der vor vier Jahren aus einem Unternehmen ins Rathaus wechselte, nicht bloß seine Kollegen, sondern auch den Bürger als Adressaten der Verwaltungspost. Vorteile gebe es einige: Das papierlose beziehungsweise papierarme Büro reduziere nicht nur Material- und Druckkosten, sondern senke auch die Gesundheitsrisiken für die Mitarbeiter, die bisher dem Druck-staub ausgesetzt sind. Aber auch die Göppinger Einwohner profitierten: Ihre Anliegen würden rascher beantwortet. Erstellt der städtische Sachbearbeiter ein Schriftstück, beginne der Postverteilungsprozess noch am selben Tag. Ziel sei es, die derzeitige Postlaufzeit von drei bis vier Tagen auf zwei Tage zu reduzieren, sagt Haug.
Die gesamte Post wird auf Serienbrieftauglichkeit untersucht
Ein erster Schritt: das Auslagern der meisten Druckprozesse auf externe Dienstleister. Dazu müssen laut Haug zunächst die Postausgangsströme untersucht und auf ihre Eignung überprüft werden: etwa den Grad der Individualisierung, die Serienbrieftauglichkeit, Art und Anzahl der Anlagen sowie die Ausgabemöglichkeit als Downloadlink oder Hinterlegung im Portal. So käme ein Schreiben des Oberbürgermeisters sicher nicht in Betracht, da es eher zeitkritisch und brisant sei, meint Haug. Auch Beurkundungen fielen voraussichtlich nicht darunter. Den Datenschutz sichere man über vertragliche Vereinbarungen ab. „Wir arbeiten ja schon in vielen Bereichen mit externen Unternehmen zusammen“, betont Haug. Göppingen nehme insoweit eine Vorreiterrolle ein. Jedenfalls wisse er „von keiner anderen Kommune, die sich mit dem flächendeckenden Abschaffen des Druckprozesses im Haus auseinandersetzt und dies im Rahmen einer externen Druckstrategie umsetzen möchte“. Für seine Kollegen ändere sich wenig – außer, dass nicht mehr jeder einen eigenen Drucker auf dem Schreibtisch stehen hat, so Haug. Es gebe aber auch jetzt schon Multifunktionsgeräte an zentralen Orten. Bisher stünden für die rund 1100 Arbeitsplätze in der Verwaltung etwa 450 Einzeldrucker und 100 Großgeräte zur Verfügung. Haug rechnet mit einer Verringerung um mindestens 60 Prozent. Ein weiterer Vorteil: Betätigt der Sachbearbeiter die Drucktaste, werde automatisch ein Exemplar im digitalen Archiv gespeichert, erläutert Haug das Verfahren. Langfristig könnten beispielsweise Bauanträge komplett online abgewickelt werden, malt der 42-Jährige das Zukunftsbild des „virtuellen Bürgerbüros Bauen“.

     

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