Projektbüros per Software in Vergabeprozesse einbinden

Bei der Ausschreibung und Vergabe von Baumaßnahmen nutzt die öffentliche Verwaltung gern die Hilfe externer Projektbüros. Denn oft fehlt den Vergabestellen das qualifizierte Personal, um die Prozesse abzuwickeln. Besonders kleinen Verwaltungen mangelt es an Know-how, da sie oft keine Bauingenieure oder Architekten beschäftigen.

Die fehlende Kompetenz übernehmen externe Ingenieur- und Architekturbüros, die auf vielfältige Weise in Vergabeprozesse eingebunden werden: Sie werden etwa beauftragt, die Ausschreibung der Maßnahmen vorzubereiten, indem sie die Leistungsverzeichnisse für Baumaßnahmen erstellen. Für kleinere Vergabestellen fertigen Projektbüros häufig auch die Vergabeunterlagen an.

Die Projektbüros können aber auch bei der Vergabe selbst mitwirken. So gibt es Vorhaben, bei denen ein Projektbüro das komplette Vergabeverfahren übernimmt. Die Planer stellen etwa die Vergabe- und Vertragsunterlagen für alle Leistungsbereiche zusammen, holen Angebote ein, prüfen und werten diese und erstellen einen Preisspiegel, der die günstigsten Angebote ausweist. Teilweise sind sie auch an den Verhandlungen mit den Bietern und der Auftragserteilung beteiligt.

Software unterstützt Vergabestellen, Projektbüros zu integrieren

Die komplexen Prozesse in der Zusammenarbeit mit Projektbüros bildet ein neues Modul der am Markt führenden eVergabe-Software AI Vergabemanager ab. Sie unterstützt Vergabestellen dabei, die externen Dienstleister in die Prozesse zu integrieren. „Auf diese Weise können sie optimal tätig werden“, sagt Josef Horn, Leiter des Ausschreibungsdienstes beim Staatsanzeiger.Die Software erlaubt es Kommunen dabei, die Projektbüros flexibel in Projekte einzubinden – je nachdem, welche Aufgaben sie im Prozess übernehmen sollen. Die nötigen Projektdaten können dabei auf einem Server zur Verfügung gestellt werden, auf den sowohl die Vergabestelle als auch das Projektbüro Zugriff haben. „Es kann gesteuert werden, wer zu welchen Aufgaben bei einem Bauvorhaben Zugang haben darf“, erklärt Horn.

Andersherum kann auch das Projektbüro die eVergabe-Software dem öffentlichen Auftraggeber zur Verfügung stellen. „Bei Verwaltungsstellen mit nur wenigen Vergabeprojekten im Jahr lohnt sich die Beschaffung der Software nicht“, räumt Horn ein. Da kann es sinnvoll sein, wenn die Planer ihrerseits dem Auftraggeber die Zusammenarbeit via Software anbieten.“ Dabei ist die Bereitstellung der Software auch in der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure geregelt.

EU-Kommission will eVergabe rasch umsetzen

Dabei wächst der Druck auf Vergabestellen und Bieter, sich der neuen Entwicklung zu stellen. Laut dem für Binnenmarkt und Dienstleistungen zuständigen EU-Kommissar, Michel Barnier, soll sich die elektronische Vergabe schneller am Markt durchsetzen. Auch der Bund forciert die elektronische Beschaffung. So akzeptiert etwa das Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums seit einem Jahr nur noch Angebote, die elektronisch über die eVergabeplattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden.

Und in Baden-Württemberg nehmen die elektronischen Vergabeverfahren zu. Ihre Zahl ist allein auf Vergabe24, der größten Vergabeplattform in Deutschland, von 6863 Verfahren im Jahr 2010 auf 7038 im Jahr 2011 gestiegen.

Zur eVergabe-Software informiert Josef Horn, Leiter des Ausschreibungsdienstes beim Staatsanzeiger, unter:
Telefon: 0711.666 01-235; Email: j.horn@staatsanzeiger.de